La factura electrónica es un sistema que permite emitir, enviar y recibir facturas de forma digital, sin necesidad de papel ni impresora. Este sistema tiene muchos beneficios, como la reducción de costos, la agilización de procesos, la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas tributarias. Sin embargo, no todas las personas o empresas están obligadas a expedir facturas electrónicas. Hay algunos casos en los que se puede usar un documento alternativo, llamado documento soporte electrónico. ¿Sabes qué es y cuándo se debe usar? Aquí te lo explicamos.

¿Qué es el documento soporte electrónico?

El documento soporte electrónico es un documento que debe crear un comprador obligado a facturar cuando: Realiza transacciones con un proveedor que no tiene la obligación de expedir una factura de venta o un documento equivalente. Debe respaldar las compras de un servicio. El documento soporte electrónico debe contener la información básica de la transacción, como el número, la fecha, el valor, el impuesto, el proveedor y el comprador. Además, debe cumplir con los requisitos técnicos y legales que establece la DIAN, como la firma digital y el código único de documento soporte (CUDS).

¿Quién debe hacer documento soporte electrónico?

El documento soporte electrónico lo debe hacer el comprador obligado a facturar, es decir, la persona o empresa que adquiere un bien o servicio de un proveedor que no está obligado a facturar.

Algunos ejemplos de proveedores que no están obligados a facturar son:

1. Las personas naturales que no sean comerciantes, que no realicen actividades industriales, comerciales o de servicios, y que no tengan ingresos brutos superiores a 3.500 UVT al año.
2. Las personas naturales que presten servicios públicos domiciliarios, siempre que no superen los topes establecidos por la DIAN.
3. Las personas naturales que presten servicios personales, siempre que no superen los topes establecidos por la DIAN.
4. Las personas naturales que vendan bienes excluidos del IVA, siempre que no superen los topes establecidos por la DIAN.
5. Las entidades sin ánimo de lucro que realicen actividades de salud, educación, cultura, deporte, religión, beneficencia o servicios sociales, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN.

¿Qué beneficios tiene hacer documento soporte electrónico?

Hacer documento soporte electrónico tiene varios beneficios, tanto para el comprador como para el proveedor. Algunos de ellos son:

1. Estar al día con la DIAN y evitar sanciones por incumplimiento de la obligación de facturar.
2. Usar el costo o deducción en la declaración de renta y obtener devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
3. Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables a la DIAN.
4. Proteger los datos y evitar la falsificación o el fraude de las facturas.
5. Facilitar la gestión y el control de las transacciones comerciales.

¿Qué pasa si no hago documento soporte electrónico?

Si no haces documento soporte electrónico cuando debes hacerlo, puedes tener consecuencias negativas, tanto para ti como para tu negocio. Algunas de ellas son:

1. No poder soportar los costos y deducciones en la declaración de renta y perder beneficios tributarios.
2. Incurrir en sanciones por parte de la DIAN por no cumplir con la obligación de facturar o por no conservar los documentos soporte.
3. Exponer tus datos y los de tu proveedor a riesgos de seguridad o de pérdida.
4. Dificultar la gestión y el control de las transacciones comerciales y generar inconvenientes con tus proveedores o clientes.

Como ves, el documento soporte electrónico es un documento muy importante que debes conocer y usar si realizas transacciones con proveedores que no están obligados a facturar. Así podrás estar al día con la DIAN, aprovechar los beneficios de la factura electrónica y proteger tu información.

Si quieres saber más sobre el documento soporte electrónico y cómo puedes generarlo de forma fácil y segura, te invitamos a visitar nuestra página web FACILWEB, donde encontrarás más información y herramientas para tu negocio.

Espero que esta noticia te sea de utilidad. Si tienes alguna otra pregunta, no dudes en contactarme. 😊